Verileri görsel olarak incelemek, kritik sorunları belirlemek için Koşullu Biçimlendirme kullanılır. Koşullu biçimlendirme de ilk iki maddesi formülleri içeren koşulları içerir. Kalan 3 madde ise görselliğe hitap eder.
Belirli bir isme göre Renklendirme
Hücre Kuralları Vurgula – Eşittir
Örneğin Markası Asus olan verileri Kırmızı renkte göstermesini sağlamak için
Marka sütununu seçiyoruz ve Koşullu Biçimlendirme > Hücre Kurallarını Vurgula > Eşittir
Gelen ekrana “ Asus “ yazıyoruz. Seçtiğimiz alandaki tüm Asus yazılı alanlar kırmızı olacaktır.
Sayıları Hücre içinde Grafik olarak Gösterme
Veri Çubukları – Gradyan Dolgusu
Eğer toplu bir listeniz varsa ve içinde sayısal değerleriniz varsa sayıların hangisi büyük hangisi küçük diye tek tek okuyarak bakmak zorunda değilsiniz. Daha anlaşılabilir örneğin en büyük sayı birden gözünüze çarpması için Veri Çubuklarını kullanabilirsiniz. Bu işlemi yaptığınızda hücrenin içinde Çubuk grafik oluşmaktadır. Ancak bilmemiz gereken sadece sayısal alanlar için geçerlidir.
Bunun için önce sayısal alanı seçmeliyiz. Sonrasında Koşullu Biçimlendirme – Veri Çubukları – Gradyan Dolgusu veya Düz Dolgu alanlarından herhangi birini seçmeniz. İşlem bu kadar
Peki bu çubuk nasıl oluşuyor biraz bunun mantığından bahsedeyim. Seçim yapılan alanlardaki en büyük ve en küçük değerleri tespit ediyor. Ancak tekrar belirteyim, sadece seçtiğimiz alanlardaki sayıları tespit ediyor ve aralarındaki sayılar arasında bir algoritma çalıştırıyor.
Dolayısıyla eğer hücrede bir çubuk grafik oluşturacaksak mutlaka sütundaki tüm sayısal değerleri seçmeliyiz. Seçilmeyen sayılar değerlendirme dışında olacaktır. Bu durumu göz önünde bulundurmalıyız.
Simge Kümeleri
Gene Sayısal değerler üzerinden anlatalım.
Giriş > Koşullu Biçimlendirme > Simge Kümeleri alanı açtığımızda simgelere bağlı Koşullu Biçimlendirmeler oluşturuyor.
Veri Çubuklarındaki mantıkla benzer şeklindedir. Ekrandaki gibi 4 Ok Renk seçiyoruz.
Gene sayısal değerlerin büyük veya küçük olmasına göre simgeler değişiyor. Ancak bu yapı nasıl çalışıyor. Biraz derinlemesine inelim.
Alanlar seçildikten sonra Kuralları, Giriş > Koşullu Biçimlendirme > Kuralları Yönet seçiyoruz.
Buradan da “ Kuralları Düzenle” seçiyoruz. Karşımıza İleri Koşullu Biçimlendirme’de anlatacağımız Formüllü alan geliyor.
Görüldüğü gibi şekiller üzerinden formüllere bağlanmış bir koşullu biçimlenme işlemi görüyoruz. Bu demek oluyor ki isteğimize bağlı bu şekillendirmeyi değiştirebiliyoruz.
Seçilen tüm alandaki değer %75’den Büyük ve Eşitse Bu ok sembolü yerleştirmektedir. Burada dikkatimizi çeken sayıların değerleri değil, tüm seçtiğimiz değerlerde %75’in üzerinde olduğunu ayrıca vurgulamak isterim.
Eğer kendimize özgü bir işlem yapacaksak. Bu bölümlerini tanımamız gerekiyor. Düzen alanda iki ayrı bölüm bulunmaktadır.
Değer aralarını Sayısal, Yüzde, Formül, %1’lik alanlarına göre değer belirtiyoruz. Bu değerleri ister formülle üretebilirsiniz isterseniz direk sayısal değer yazabilirsiniz.
Ardından Büyük veya Büyük Eşit alanlarını seçince Sol tarafında simgelerde belirlediğimiz değerlere 4 seviyeli olarak geliyor.
Değer alanında 3 kategori belirlemiştik ancak tam belirlediğimiz yüzdesel sayıya karşılık geldiğinde ise değer eşitse simgesi görülecektir.
İki Düzeyli Koşullu Biçimlendirme
Örneğin sayısal bir kolunuzda şöyle bir kural tanıyalım.
“Satılan Adet” kolonunu 100’den küçükse Kırmızı olsun, 50’den büyükse yeşil Renk yapalım. Bunun için iki düzeyli kural oluşturmamız gerekiyor. Yani kolon seçili iken aynı işlemi iki kere yapmalıyız.
Koşullu Biçimlendirme – Hücre Kuralları – Büyüktür seçilir
50 yazılarak “Koyu Yeşil Metinle Yeşil Dolgu” geçilir. Böylelikle 50’den büyük olan tüm sayısal değerler yeşil olur.
Gene “Satılan adet” kolonu seçili olsun. Bu sefer de 100’den küçük olanları Kırmızı yapalım.
Koşullu Biçimlendirme – Hücre Kuralları – Küçüktür seçilir
Ve aşağıdaki şekilde bir görüntü elde edeceksiniz
Bu örnekte kurallar birbirleri ile kesişmektedir ve doğru görüntü sağlanamamaktadır.
Koşullu Biçimlendirme Mantığı
Koşullu biçimlendirme mantığını anladığımızda işlem yaparken daha doğru hareket edeceğiz.
Aslında Koşullu biçimlendirme tıpkı tüm programlar gibi Kod mantığı gibi çalışmaktadır. Buna göre yukarıdaki iki düzeyli sıralamada Önce Hücre Değeri > 50 Yeşil kodlaması çalışacak. Yani 50’den büyük olan tüm sayısal alanları yeşil renge boyayacaktır.
Sonrasında Hücre Değeri < 100 Kırmızı çalışarak 100’den küçük olanları kırmızı ile renklendirilecektir.
Peki şöyle bir soru sormalıyız. 50 ile 100 arası ne oldu. İşe Koşullu Biçimlendirmenin püf noktası tamda burasıdır. Kodlama mantığı ile düşünüp sırası ile ne yaptıysa o’dur. Yani 50’den büyük tüm alanları yeşil yapıp bitirir. Sonra da 100’den büyükleri kırmızı yapar.
Aynı anda iki koşula da uyanlar varsa ikinci çalışan önceki yeşili ezer ve kırmızı değeri alır.
Liste şekilde de gördüğünüz gibi 100’den büyük sayılar yeşil olmuş. Yani ilk kod’un belirtileri görüyorsunuz. Kırmızı olanlar ise önceden yeşil olmasına rağmen ikinci kırmızı olduğu için koşul değişmiştir.
Eğer biz bu koşulun sıralamasını değiştirirsek kuralı tekrar yorumlamak gerekiyor. Çünkü artık önce kırmızı çalışacak. Lafı fazla uzatmayayım. Kuralları Yönet’den aşağıdaki oklarla değiştirip farklılıkları gözlerinizle görmenizde fayda vardır.
Yapılan Yanlışlar
Daha önce Koşullu Biçimlendirme’nin mantığını anlatmamın asıl nedeni yapılan yanlışlarla istediğimiz sonuca ulaşamadığımızdandır.
Kolonu seçip bir Koşullu Biçimlendirme işlemi yapıyoruz. Yok bu istediğimiz değil diye başka bir Koşullu Biçimlendirme işlemi daha seçiyoruz. İşte bu durumda ise üst üste iki tane koşul gerçekleştirmiş oluyoruz. Beğenmediğimiz Koşullu biçimlendirme bu sefer başka bir hal alıyor. İstediğimizde olmuyor.
Bu sebeple özellikle vurgulamak istiyorum. Bir koşul belirledik beğenmediysek eğer Koşulu Biçimlendir > Kuralları Temizle alanında seçtiğiniz veya tamamı için temizleme yapılmalıdır.
Böylelikle iki veya daha fazla düzeyli kural farkında olmadan yapmamış oluyoruz. Tabii bu işin mantığını bilerek yaptığınızda çok daha faydalı bir iş yapmış olacağız.
Makalede kullandığımız çalışma kitabını buradan indirebilirsiniz.